簡介
本文是個人學習『GTD (Getting Things Done) 時間管理』的體會與心得整理。
Collect(收集)
- 一開始要找個足夠長的時間進行『大掃除』：將所有『未盡事宜、雜事(stuff)』記錄、放在『收件匣』中，
- 日後則需要在每次想到需要處理的事情時，立即將想到的事情記錄、放在『收件匣』中。
為何要收集雜事並記錄下來？
Open-loops (懸念)
一旦察覺，或隱隱約約覺得有事情尚未完成，或者事情還沒弄清楚，腦袋就會一直牽掛、掛念，感到疑惑不安，總覺得遺漏了什麼重要的事情未處理。
作法：
- 把腦袋閃過的念頭、事情都記下來，直到『感覺』沒有遺漏。
原理：
- 很多事情，不是一下子就能完成，或者現在還沒辦法進行，或者還不想去做。寫下來，腦袋就會『感覺』事情有被妥善對待了。
- 『感覺』沒有遺漏時，腦袋就會安心了。
同樣地，延伸思考：
- 心理覺得不舒服（譬如跟人家吵架、被騙、被欺負...），
- 擔心的事（面試的準備、明天要兵役抽籤...）。
都應該寫下來。
RAM (腦袋就像容量有限的隨機存取記憶體)
腦袋其實有點笨，而且記不住太多事，也沒辦法及時提醒。
作法：
- 同前，把事情都記下來，就不會忘了，
- 每週回顧，就不會漏掉了。
原理：
- 記錄下來才能避免遺忘。
- 經常回顧才能提醒自己，避免遺漏。
Process(加工處理)
- 定期清空『收件匣』：逐一處理『收件匣』中的項目，不可跳過。
- 所謂『加工處理』，是指思考該項目是否需要採取行動：
- 若不需要採取行動：
- 是無用的東西，丟掉它，
- 目前不需要採取行動，但是將來可能需要。記錄在備忘錄上，或者列在 Someday/Maybe 清單上，經過一段時間醞釀後再評估，
- 資訊具有潛在的利用價值，今後也許能夠派上用場，歸檔參考。
- 若需要採取行動：
- 若這項工作不是一個步驟可以完成：
- 想像此專案完成時的景象，
- 將此工作記錄在『專案清單』，稍後(日後)再進行組織規劃。
- 若這項工作一個步驟即可完成，：
- 若該項目執行所需的時間小於兩分鐘，應立即執行，
- 若有更適合的人可以負責執行，則委託他人處理，
- 記錄在適當的清單中，延遲到以後適當的時機再執行：
- 若該項目必須於特定時間執行或完成，記錄於日程表(Calendar)，
- 若該項目不限定於特定時間，則依其適合的情境(Context)，記錄於適當的清單中。
- 若這項工作不是一個步驟可以完成：
- 若不需要採取行動：
為何處理的時候不可跳過？
原理：
- 因為一旦跳過某個雜事(stuff)不處理，就會容忍跳過更多雜事，
- 跳過雜事不處理，就會繼續成為懸念，繼續困擾大腦，
為何要將事情分類，放在不同的清單？
原理：
- 放在不同清單上，就不用每次都要看到所有的事情，
- 不論是回顧或是要執行的時候，就不用被那些不想做﹑沒辦法做的事情干擾。
為何執行時間小於兩分鐘的項目應該立即執行？
- 把要辦的事情，記錄下來，以便稍後再辦，所需的最小時間約是兩分鐘，因此如果直接去做那件事情所需的時間小於兩分鐘，應該直接去做，反之，若將它記下來，日後再執行，所耗費的時間將是：記錄下來所需的時間+日後重新回顧的時間+執行所需的時間。這樣是沒效率的。
Organize(組織)
- 對於沒辦法一個步驟完成的項目，應該詳細計畫其執行步驟，找出每個步驟的下一步行動(Next-Action)。
為何要事先想好下一步行動？
Project is not do able, task is. (要如何吃掉大象？一口一口地吃)
原理：
- 一件事情往往需要許多步驟才能完成，若不事先想清楚執行順序，執行的適當時機(context 情境)，執行時依賴的地點﹑對象﹑資源﹑工具等，往往會錯失適當的執行時機。
- 當有時間可以做事的時候，若是還需要思考該怎麼做，往往讓人退縮，找藉口放棄。
- 大部分的可用時間都是片段的﹑零碎的，若是要執行的時候還需要思考要挑選哪個任務來做，往往就無法在有限的時間內完成。
作法：
- 要拆解步驟，找出真正能夠不假思索即可執行的步驟(Next-Action)，
- 要確認每個步驟執行時的適當情境：地點﹑對象﹑資源﹑工具，然後放到適當的清單中。
要如何找出每一個下一步行動？
Project thinking (先發散再收斂)
作法：
- 花一點時間思考（用腦力激盪﹑心智圖），想到什麼就記下來，要多，不要批判，
- 等能想到的都記下來後，才開始運用邏輯思考的方法，將所有的環節組織起來。
原理：
- 發想的時候，若試圖加入邏輯﹑理性的觀點判斷，便會鑽入牛角尖，而無法全面思考。
- 等能想到的都記下來後，腦袋會自行設法把每個環節補上。
Review(回顧)
GTD 的流程中，Review(回顧)階段是最多人錯誤解讀的部份。我想大部分的人都只是看到標題，不看內容，就斷章取義，自行解讀為：檢討執行的成果。(每次看到有人這樣說明回顧階段時，我就知道他們一定沒有實際讀過這本書。)
事實上，回顧的主要目的和時機有下列四個：
- 檢視(review)日程表，檢查必須在當日特定時間執行或完成的工作。
- 藉由在適當的時機檢視(review)適合的清單，檢查是否有當下可以執行的工作項目(譬如經過商店時檢視購物清單)。
- 藉由每週確實清空『收件匣』，檢視(review)並更新所有清單，以確保沒有遺漏，讓大腦無牽無掛。
- 隨著年齡增長，在不同人生階段會有不同的目標與義務。藉由定期檢討(review)所有的清單，包含計畫中的工作項目，以及那些放在 Maybe / Someday 中的工作項目，適時調整，以因應更多的挑戰。
Do(執行)
要如何成為高效人士？
Time fragments (善用零碎時間)
能利用的時間很零碎，很容易被打斷。
作法：
- 所以要善加利用每一個小片段的零碎時間。
Context (在適當的場合做適當的事)
作法：
- 要把適合在『每一種』空閒時間能做的事，都單獨列成清單。
- 要盡可能找出『每一種』空閒時間分類，才能最大化利用零碎時間。
- 有空閒可以執行工作時，應該依情境﹑可用時間﹑體力﹑重要性來考慮清單。
- 一定要保留一些隨時可做的『零工』，才能充分利用零碎空閒時間執行這類小事（大於兩分鐘）。
這樣一旦遇到適當的空閒時間，就可以不用再花時間搜索，花腦筋思考﹑挑選可以執行的任務。
延伸：同樣的，居家收納﹑資料整理，應該考慮『動線』，也是相同的道理。
- 譬如，夏天將冬天的衣物收藏起來，就可以節省挑選衣服的時間。
- 譬如，將平常用不到，或是有客人來才會用到的碗盤，收藏起來，做好標籤﹑索引，既可以節省平常使用、收納的時間，必須用到時，又可以依據標籤﹑索引，快速找到。
Everything changes, be flexable (保持彈性)
作法：
- 不要抄寫每日工作清單，因為彈性不足。
- 行事曆上，應該只記載必須當日、當時完成的任務。
- 非特定時間限定的任務，則由行動清單中挑選。依當時的情境，可用時間，體力，重要性來決定執行順序。
歡迎大家的回饋與心得分享。
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